We have 398 guests and no members online

Maji
×

Warning

JUser: :_load: Unable to load user with ID: 641

Uongozaji wa majukumu ya kibiashara kwa ufanisi kwa kutumia RACI

Posted On Wednesday, 04 March 2015 10:25 Written by
Rate this item
(0 votes)

Moja ya changamoto kubwa inayoikabili jamii yetu,ni kutotimiza majukumu kama yalivyokubaliwa. Yawe tuliyopewa au tuliyojiwekea sisi wenyewe. Kwa upande wa biashara, iwe ni kubwa ama ndogo, ni dhahiri kuwa kutakuwa na majukumu mengi yanayotakiwa kufanyika kila siku kwa ubora uliokubaliwa.

Swali unalotakiwa kujiuliza, je unatumia mtindo upi kuchunga majukumu na kufuatilia muenendo wake? Pia haujawahi kujiuliza, ni tatizo gani linaweza kusababisha kuchelewa ama kutokukamilika kwa jukumu fulani? Na je, hakuna njia yoyote itakayoweza saidia kwenye kuchunga muenendo wa majukumu?

 Katika hili, kuna mtindo unaoitwa RACI, huu ni mtindo (model) unaoongoza utekelezaji wa majukumu ya kazi au tukio. RACI inaweza kutumika kwenye madaraja 

tofauti. Dudumizi tumekuwa tukitumia mtindo huu kwenye kazi zetu,na imeonesha mafanikio makubwa sana. Hivyo tuangalie mtindo huu wa RACI.

RACI inaumbwa na harefu nne,R ikimaanisha Role (Mfanyaji) A likimaanisha Accountable (Muwajibikaji) C likisimama badala ya Consulted (Mshauri / Muelekezi) na mwisho kabisa I ikimaanisha Informed (Mtaarifiwa).Kama inavyojionesha kwenye picha chini.

Moja ya sababu ya kutotimia kwa utekelezaji wa majukumu ni wahusika kutokuwa wazi juu ya mgawanyo wake. Kama utaweza kugawa majukumu kwa mtindo huu, basi siku ya mwisho utahakikisha mtiririko ulio bora.

Hebu tuangalie moja baada ya nyingine na mazingatio yake.

R: Role ( Mfanyaji): Kwenye kila jukumu, unatakiwa uorozeshe watu wote wanaohusika kwenye hilo tukio, mfano, unaandaa sherehe ya harusi, kwenye kitengo cha vinywaji, ni dhahiri kutakuwa na mtu zaidi ya mmoja, hawa wote wataingia hapa.

Kumbuka: Unaweza kuweka idadi yoyote ya wahusika kulingana na hazina uliyonayo na ugumu wa kazi husika. Pia, mtu ambaye atawajibika, anaweza kuwa na sauti au majukumu mengi zaidi.

A: Accountable ( Muwajibikaji): Hapa ndipo sehemu kuu ya kuchunga muelekeo wa majukumu, kwenye sehemu hii, unatakiwa kuwa na mtu MMOJA tu, usiweke mtu zaidi ya mmoja.

Maana yake, kama jukumu halikuenda kama lilivyotakiwa, yeye ndiye atakayewajibika. Hivyo, ni jukumu lake kuhakikisha kila kitu kinaenda kama kilivyopangwa na
kukubaliwa.

C: Consulted (Mshauri / Muelekezi): Hawa ni watu watakaotoa uelekezi kabla kazi ya mwisho, au kupata maelekezo ya ziada kwenye kazi. Je ushawahi kujiuliza kwa nini project nyingi za serikali huwa zinatumia muda mrefu, hii ni kutokana na project kupitia hatua nyingi za au kuwa na washauri wengi. Hivyo, inafanya kutumia muda mpaka kupata ushauri kutoka kwa wahusika wote. Kwa matokeo bora, unashauriwa kusiwe na washauri wengi.

Mawasiliano haya ni ya pande mbili, ina maana, kila mawasiliano yatahitaji majibu kabla ya kuendelea kwa kazi.

Sisi Dudumizi, kweli kila kazi zetu, huwa tunapendekeza mteja achague mtu mmoja ambaye ndiye atahusika na project nzima, na endapo tutahitaji kitu chochote, basi tutawasiliana na yeye moja kwa moja.

I: Informed (Mtaarifiwa): Huyu ni mtu, watu au kikundi kitakachotaarifiwa baada ya kukamilika kwa kila jukumu. Hii ni kwa sababu, kuna baadhi ya kazi huwa zinategemeana. Mfano, kwenye project ya harusi, ni dhahiri kuwa baada ya gauni kumalizika kushonwa, bibi harusi anatakiwa ataarifiwe ili aende kulijaribu.

Hivyo, kwa matokeo bora, unatakiwa uifanye hatua hii iwe yenye kujiendesha (automatic), na hapa unaweza kutumia vifaa, mfano email, simu nk. Kwakuwa mawasiliano haya ni ya upande mmoja (hayahitaji majibu),mitambo (Systems) inaweza kusaidia kwenye utoaji wa taarifa kwa makundi, mfano mitandao ya kijamii, utumaji wa ujumbe mfumpi kwa makundi (Bulk sms) nk.

Lengo kubwa la chati ya RACI ni kuoanisha mtazamo wa mfanyaji na ule wa wengine. Mara nyingi kumekuw na utofauti juu ya mtazamo wa mfanyaji wa tukio / kazi (Role perception) na ule wa wafanyaji wengine (Role expectation).

Kama RACI model itafuatiliwa kwa umakini, unaweza epuka matatizo yafuatayo;

  • Kulaumiana pindi mambo yanapoenda mlama, hakuna anayekubali lawama
  • Mgawanyo usio na uwiano mzuri
  • Kukaa muda mwingi kusubiri maamuzi
  • Maswali mengi, kama wewe unafanya kazi gani
  • Tabia ya Sisi-Wao
  • Tabia ya, sijui ninachotakiwa kufanya
  • Watu kutumia muda mwingi bial shughuli yoyote
  • Kuungua kwa mori wa kazi
  • Vituo vingi katikazi ya kazi

Mazingatio:

  • Hakikisha majukumu yamenyumbuliwa ipasanvyo, epuka kuwa na majukumu yaliyojumuisha.
  • Tumia lugha iliyo nyooka kwenye kila kazi
  • Jukumu linaweza kuwa la mtu mmoja, kikundi au idara
  • Hakikisha wahusika wote wanapata chati ya majukumu


Ikiwa unahitaji msaada kwenye matumizi ya RACI, Dudumizi tunatoa huduma ya ushauri wa IT kibiashara. Wasiliana nasi.

 

Pia, unaweza kuangalia video chini inayoelezea RACI (ipo kwa kingereza)

 

Read 1480 times

Add comment


Security code
Refresh

Tafuta Habari

Blog Shabihana

Maji